Asana je eno od orodij, ki je precej enostavno in razumljivo za uporabo pri vodenju projektov. Ob jasni razčlenitvi projektov, delitvi dela in seznanjenju ekipe z njenimi funkcionalnostmi, je lahko vaš najboljši zaveznik pri organizaciji dela. Temelji na bazi postavljanja »taskov« – posameznih zadolžitev, ki se jih naslovi na odgovorne ljudi. Asana ponuja ogromno dodatnih funkcionalnosti (pravila, UI lastnosti, različne poglede (Views) in odvisnosti med zadolžitvami, poročanje, HR vmesnik). V nadaljevanju bomo pogledali, katere osnovne nastavitve in vodila so uporabna in katerih se je dobro izogibati.
Kaj priporočamo:
- Obvestila le za relevantne informacije:
Ob sodelovanju na različnih projektih je mogoče v »Inbox« prejemati številna obvestila, ki nimajo nobene prave vrednosti, med drugim npr. število novih zadolžitev, dodanih na projekt, ki niso pripisane vam, statusi na projektih, pri katerih ne sodelujete redno ipd. Zato je dobro, da ta obvestila izključite v svojih nastavitvah:
Ob tej spremembi je treba nato še naknadno odkljukati to možnost pod »Manage individual projects«, ker ste do sedaj že prejemali obvestila in treba odznačiti pretekle projekte. V kolikor se ne uporablja možnosti »Messages«, lahko odkljukate tudi to možnost.
- Urejanje dolžine obvestil:
Asana v Inboxu ponuja dve možnosti dolžine prejetih obvestil: krajšo in daljšo različico. Krajša prikazuje le obvestilo samo in omembo, če gre za komentar ali določeno spremembo statusa. Daljša pa prikaže celotno nit komentarjev, kar je lahko hitro zelo nepregledno. Krajšo obliko obvestil lahko spremenite ob kliku na tri pikice na koncu orodne vrstice z možnostjo filtriranja in sortiranja obvestil:
- Arhiviranje obvestil v Inboxu:
Nekateri prisegajo, da je prazen Inbox najboljša rešitev za sprotno delo in jasno preglednost nad aktivnostmi, zato si je mogoče organizirati Inbox tako, da sproti čistite/arhivirate stara obvestila.
- My tasks prostor za svoj mehanizem dela:
Vsak uporabnik ima dostop do svojega My tasks prostora, kjer ima možnost razporejati obstoječe zadolžitve po svojih željah. Razporeditev My tasks ne vpliva na projekte same, dokler ne začnete spreminjati vsebine zadolžitev (ime, datum, odgovorna oseba …). Takrat neposredno vplivate na zadolžitev ki je v določenem projektu, zato to ni zaželeno. Postavite si lahko svoje »Sectione«, jih poimenujete po svoje in jih prilagodite tako, da ustrezajo vašemu načinu dela. Zadolžitve lahko nato razporejate v te Sectione in si s tem olajšate delo ter naredite odgovornosti veliko bolj pregledne. My tasks lahko delite tudi z določeno osebo, a bo videla le tiste zadolžitve, kjer sodelujete skupaj, kjer je označeno z »Only me« pa vidite zadolžitve samo vi.
- Templatei so lahko vaša rešilna bilka:
Asana omogoča postavitev različnih vrst templateov (taski, projekti …). Med drugim tudi možnost postavitve templatea projekta, v katerem so vse pomembne informacije in zadolžite, ki so značilni za nek določen tip projekta. Ob vsakem novem kreiranju projekta lahko ta že nastavljen template uporabite in si prihranite čas z ročnim postavljanjem vseh osnovnih lastnosti projekta. Skozi čas ga lahko prilagajate in spreminjate ter s tem optimizirate pripravo projektov.
Čemu se izogibamo:
- Poplava podzadolžitev (subtaskov):
Projekti so lahko zelo različni, predvsem pa zapleteni. Prav zaradi slednjega lahko hitro pride do prezapletene strukture projekta. Znotraj projektov je mogoče postaviti glavne zadolžitve. Znotraj teh zadolžitev nato podzadolžitve in znotraj teh podzadolžitev zopet nove podzadolžitve. Takšna struktura zadolžitev je zelo nepregledna in je lahko za izvajalce prezapletena. Predolgo časa porabijo za iskanje pravih zadolžitev, glavnih informacij in povezav. Predvsem zaradi delovanja obvestil lahko hitro izgubite pravo zadolžitev pri pravem projektu. Če je teh veliko, se zlahka znajdete v kaosu.
- Dodajanje (assignanje) zadolžitev brez informacij:
Kot vodja projektov je treba poskrbeti za to, da informacije krožijo in pridejo do ljudi, ki jih potrebujejo. Česar pa ne dosežete s tem, da samo kreirate zadolžitev, jo dodate osebi in pričakujete, da bo prebrala vaše misli in točno vedela, kaj želite od nje. Temu se izognete tako, da poskrbite za opremo zadolžitve z vsemi nujnimi informacijami, ki bodo osebi dale jasna vodila in razumevanje o dani nalogi. Poleg jasnega naslova zadolžitve vedno napišite še dodaten komentar ali dodajte v opis zadolžitve vse relevantne informacije in linke, da ne bo slabe volje.
- Obstati na enem mestu:
Ko najdete dobro izhodišče za ureditev Asane in projektov, ne smete ostati na istem mestu. Ker delo po navadi poteka ekipno, je treba stalno prejemati povratne informacije uporabnikov, prilagajati njihovo izkušnjo in izboljševati delovni proces na projektih. Zato ne smete ostati pri enakem izhodišču, ampak se s časom prilagoditi vsem novim izzivom.
- Asana ne zmore čisto vsega:
Asana je izredno uporabno orodje. Skozi čas in razvoj, se dodajajo nove funkcionalnosti in možnosti uporabe, še vseeno pa ne more biti vaš edini kanal za upravljanje s projekti. Vedno je dobro imeti poseben kanal za komunikacijo, poseben datotečni register/drive in specifične platfome, ki ustrezajo naravi vašega poslovanja in delovanja (npr. Drive, Slack, Excel, Salesforce, Pipedrive …).
Vse predstavljene nasvete vzemite kot predlog za spremembo ali izboljšanje svojih delovnih procesov. Vsako podjetje in vsako področje dela ima svoj način dela in mu odgovarjajo nekatere spremembe, ki drugim ne. Najpomembnejše je, da si s pomočjo orodij, kot je Asana, pomagate pri optimizaciji dela in poenostavljanju nekaterih del, ki vam brez razloga vzamejo čisto preveč časa. Asana vedno ponuja tudi pomoč v obliki izobraževanj, tutorialov in tudi svetovanja ena na ena s strani dodeljenih Asana zastopnikov.
Vir: Asana Forum
