Orodje je človekov podaljšek roke, s katerim lažje opravlja svoje delo. Kako uporabno je orodje, se kaže predvsem v načinu upravljanja in izkoriščanja le-tega pri uspešnosti izvajanja svojega dela.
Ena od osrednjih nalog vodje projektov je (kot je že iz samega poimenovanja razvidno), da uspešno vodi projekte in je odgovoren za njihovo izvedbo. To ne pomeni, da dodeli naloge izvajalcem in počaka na končno predajo stranki, temveč je celostno vpleten v proces razvoja projekta. Da je pri tem čim bolj vesten in ima pregled nad celotno zgodbo dogajanja, potrebuje orodje, ki mu omogoča vpogled v projekt v katerem koli trenutku procesa in omogoča dostop do vseh potrebnih informacij.
6. Asana
Captera ocena: 4,5
Če zelo posplošimo orodje Asana, lahko rečemo, da je pisana na kožo tistim, ki živijo za pripravo dnevnih nalog in »kljukanje« obveznosti.
Asana bazira na pripravi, dodeljevanju in izpolnjevanju različnih nalog – taskov. Ponuja enostavno razčlembo projektov, znotraj katerih se lahko upravlja posamezne podsegmente projekta. Omogoča pripravo pogojevanja s pravili in avtomatizacijo določenih taskov znotraj projekta.
Za vodenje projekta je zelo privlačna, ker omogoča sistematičen pregled odprtih aktivnosti, tako tistih, ki projekt vodijo, kot tudi izvajalcem samim. Osredotoča se predvsem na pripravo in izvrševanje nalog, ne na izvajalce same. Sistem uporabe orodja ni med preveč zapletenimi, ovirajoča je le relativno visoka cena na uporabnika, ki je tudi dražja pri izbiri paketa z več funkcijami.
5. Trello
Captera ocena: 4,5
Tako kot Asana, je Trello namenjen organizaciji in poteku dela, a izpostavlja predvsem vizualni vidik načrtovanja nalog. Kot so v Asani taski s kljukicami, je pri Trello orodju v ospredju kanban tabla, na katero se dodaja naloge v obliki kartic. Vsako kartico je mogoče podrobneje razdeliti na podnaloge in jih med seboj pogojevati. Pomembno je izpostaviti tudi možnost barvanja posameznih kartic, jih označevati in organizirati. Takšno orodje je primerno torej za vse, ki se lažje orientirajo po projektih z vizualnimi efekti.
Manjša pomanjkljivost take razporeditve je splošna nepreglednost, saj lahko ob sodelovanju več oseb postane tabla barvno prenasičena in lahko oteži razumevanje celostnega pregleda projekta. Iz tega se lahko razvije tudi izziv za posameznega uporabnika, saj se težko orientira po specifičnih listkih, predvsem v primerih, ko je kartica kompleksnejše razdrobljena na podnaloge.
4. Jira
Captera ocena: 4,5
Jira je sestrski produkt orodja Trello in se s svojo kompleksnostjo ter številnimi funkcijami morda bolj osredotoča na vodenje in načrtovanje zahtevnejših projektov, predvsem s področja IT in razvoja programske opreme. Med drugim ponuja podobne funkcionalnosti kot Trello, vendar z bolj stoičnim uporabniškim umesnikom.
Pri pripravi projektov se uporabniki srečujejo z mnogimi manjšimi vmesnimi koraki, ki vplivajo na končno sestavo in obnašanje projekta. Med te spadajo označevanje nalog, razvrščanje v številne podkategorije, določanje statusov in premeščanje nalog. Jiro se lahko uporabi tudi kot sistem sporočanja in reševanja napak pri testiranjih.
Mnogi uporabniki nad takšnim številom dodatnih funkcij niso vedno najbolj navdušeni, a ko so orodja enkrat vešči, se zavedajo dodatne vrednosti.
3. Monday
Captera ocena: 4,6
Uporabniki orodja Monday izpostavljajo kot največji prednosti produkta fleksibilnost in personaliziracijo. To je mogoče doseči z mnogimi prilagoditvami in vzpostavitvijo projektov na prazni plošči. Uporabniki si lahko sami zgradijo projekt s tistimi elementi, ki so relevantni in pomembni za njihov potek dela. Pomagajo si lahko s številnimi predlogami ter barvami, kar omogoča dobro uporabniško izkušnjo. Kot možnost za vključitev v načrtovanje projekta ponuja Monday tudi upravljanje s proračunom in pregled nalog z zasedenostjo sodelujočega kadra.
Večina uporabnikov je z orodjem na splošno zelo zadovoljna, je pa mogoče zaznati negodovanje s cenikom njihovih paketov, predvsem s strani uporabnikov, ki delajo v manjših kolektivih.
2. Miro
Captera ocena: 4,7
Med bolj priljubljenimi v zadnjem času je Miro, orodje, namenjeno predvsem kreativnemu in vizualnemu urejanju projektov. Je nekakšna mešanica oblikovalskega programa Figma z orodjem za vodenje projektov. Miro je namreč sestavljen iz enega velikega platna, na katerega se lahko postavlja različne elemente, predloge in vzpostavlja povezave med njimi. Uporabniki se lahko nahajajo v projektu v realnem času in med seboj sodelujejo, vendar so primorani elemente »fizično« premikati po platnu.
Je odlično orodje za brainstorming, saj ponuja različne interaktivne možnosti sodelovanja, med drugim tudi predstavitve znotraj orodja. Veliko število elementov ali projektov na platnu pa lahko naredi preglednost zelo slabo, ponekod to tudi ovira optimalno delovanje orodja. Udeležba mnogih sodelujočih lahko prav tako povzroča kaos, predvsem v primeru, če se pri tem še kakšen element premakne ali celo pomotoma izbriše.
1. Notion
Captera ocena: 4,8
Vedno bolj priljubljeno orodje Notion svoje uporabnike prepriča z enostavnostjo in prilagodljivostjo tako za vodenje projektov kot tudi za osebno uporabo. Je praktično prazen list digitalnega papirja, ki ga je mogoče urediti po svojih potrebah. Spremeniti ga je mogoče v obsežno dokumentacijo, možno je vstavljati fotografije, video posnetke, datoteke, dodati različne predloge, vpisovati kodo in popolnoma prilagoditi elemente za ustrezen projekt. Poleg tega ima na voljo tudi uporabo AI pomočnika pri povzetkih, širjenjih besedila in odgovorih na vprašanja. Kot zanimivost Notion ponuja preprost prevzem oz. migracijo projektov z drugih orodij na svojega (Asana, Trello, Confluence).
Čeprav orodje dopušča popolno svobodo, lahko marsikaterega uporabnika zmoti prav to, da se z vsemi temi predlogami in, nenazadnje, s praznim listom, težko znajde. Prav tako je orodje med mlajšimi članicami in ima še nekaj prostora za izboljšave pri optimizaciji hitrosti delovanja.
Zaključek
Vsaka vodja projektov ima svoj način dela, kar pomeni, da lahko uporablja tisto orodje, ki ji najbolj ustreza glede na potek, količino, vsebino in zahtevnost dela. Zato je na voljo tudi toliko različnih orodij, s katerimi je mogoče delo lažje obvladovati. Orodja, predstavljena v članku, so si med seboj sicer različna, a si delijo marsikatero podobnost. Pri vseh je izpostavljena možnost integracije zunanjih aplikacij v orodje, nekatera ponujajo celo integracijo posameznih modulov konkurenčnih orodij (Notion, Monday, Jira …). Za snovanje projektov večina ponuja vnaprej pripravljene predloge, primerne za določene tipe dejavnosti (vodenje projektov, marketing, IT). S tem želijo uporabnikom olajšati proces učenja uporabe zapletenejših orodij. Mlajša orodja se osredotočajo na iskanje novih možnosti organizacije dela (Miro) in premikanje mej z vpeljavo AI pomočnikov, a prav vsako, starejše ali mlajše orodje, je učinkovito, če pripomore k neprekinjenem delovanju procesov pri vodenju projektov.
