Marsikateri vodja projektov (VP) se je na svoji karierni poti že srečala s takšnim vprašanjem, njena družina še vedno ni čisto prepričana kaj dela 8 ur v službi in prijatelji vedo samo približno, da dela tiste nadležne oglase, s katerimi se venomer srečujemo na medmrežju. Kaj točno res delajo vodje projektov in zakaj je pomembno, da so del kolektiva v agenciji za digitalni marketing?
Sistematizacija dela aka. postavitev projekta
Vsaka uspešna agencija mora imeti urejen sistem dela. Vodje projektov so tiste osebe, ki morajo vedeti in znati delati znotraj tega sistema, da ohranjajo organiziranost in razumljivost celotnega dogajanja. Če vzamemo za primer strojevodjo – mora poznati vlak, njegove prednosti in slabosti, predvsem pa njegovo upravljanje. Svoje znanje lahko prenese tudi naprej na bodoče mlade strojevodje, da bodo lahko uspešno vozile vlak. Tako mora VP poznati celosten sistem dela agencije in delovati znotraj le-tega.
Za delovanje takega sistema je treba imeti dogovorjene vse parametre: odgovornosti posameznika, celoten potek dela (workflow), organizacijo projektov in samo izvajanje. Tako je treba imeti v podjetju zastavljen sistem za vodenje projektov, ki je primeren za izvajajoče delo in dovolj enostaven (niti ne rabi biti, če se izvaja usposabljanja), da ga lahko uporablja celoten kolektiv. Za vodenje se lahko uporablja različna orodja ali pa se vzpostavi poseben sistem. Znotraj tega orodja je treba vzpostaviti logične in enotne workflowe, ki smiselno delujejo med sabo in povezujejo delo različnih posameznikov/skupin. Le na tak način si lahko vsi med sabo pomagajo in vedo, kakšen je status dela v tistem trenutku.
Komunikacijski kanali in pretok informacij (workflow)
VP-ji morajo poskrbeti, da vsak posameznik ve, kaj je njegova naloga in kako poteka njegovo delo, predvsem pa tudi, da bo izvajanje dela potekalo brez nepotrebnih zapletov. VP nosi vlogo stičišča informacij za vse udeležence, tako za naročnika kot tudi za vse izvajalce projekta. Niso na visokih stopničkah kot direktorji, so pa vseeno tisti, ki imajo oziroma lahko pridobijo vse pomembne podrobnosti o projektu ter vplivajo na ključne odločitve pri spremembah projekta.
Ker so posrednik med različnimi informacijskimi viri, morajo paziti, da so informacije jasno predane naprej in na urejenih, dostopnih mestih z vsemi potrebnimi materiali. Najslabše, kar se lahko zgodi, je, da pride do šuma v komunikaciji in delegaciji dela, kar lahko posledično pomeni dvojno delo, mnoge popravke, zamujanje z roki in ogromno slabe volje s strani izvajalcev (nenazadnje tudi naročnika). V takem primeru je treba pravočasno zaznati šum in čim prej ukrepati z željo po tem, da do takšnih dogodkov ne pride (tako pogosto).
Naročniki 101
Česar si naročnik zaželi, to dobi. Je res? Ne zares, je pa trditev včasih dokaj blizu resnice. VP ima določen proračun, časovni rok izvedbe in na koncu tudi svoje profesionalno mnenje, ki vplivajo na možnost izvedbe projekta.
Če bi projekt za naročnika pomenil, da zapravi svoj ugled, ima VP dolžnost, da izpostavi nevarnosti in posledice, ki bi jih projekt lahko prinesel. Enako velja z zneskovnimi in časovnimi omejitvami, ki določajo uspešnost posamezne aktivnosti. Ali se jih loti tako, kot je treba in izvesti konkretni projekt ali pa pač enostavno priznati, da lahko polovičarstvo zares ogrozi naročnikov ugled/status. VP je poleg skrbnika strank tisti, ki je z naročnikom stalno v kontaktu in gradi medsebojni odnos ter komunikacijo za uspešno sodelovanje.
Poslanstvo
Vodij je toliko, kot je različnih osebnosti. Vsak je malo drugačen in ima svoj način dela, vse pa povezuje ena stvar – odgovornost. VP je oseba, ki stoji pred naročnikom in mu zagotavlja uspešnost projekta, poroča status in poskrbi, da se drži vseh rokov. VP je oseba, ki stoji pred svojimi direktorji in zagovarja svoje delo, delo ekipe in uspešnost izvedbe projektov. Nosi popolno odgovornost in je tista oseba, ki bo na koncu dne odgovarjala prav vsem vodilnim. Zato mora imeti zaupanje v delo svoje ekipe, na katero se mora res v popolnosti lahko zanesti.
Dobra vodja projektov je tista, ki posluša. Ne samo naročnika, ampak tudi svojo ekipo. Posluša vsakega posameznika in poskusi razumeti, katere ovire se pojavljajo, kaj je tisto, kar je pomembno, in kje so prioritete. Poskrbi, da je teh ovir čim manj, da imajo vsi vse informacije in predlaga spremembe takrat, ko so potrebne. Rešuje krizne situacije in omogoča prostor, kjer so vsa mnenja lahko izražena. Seveda ima VP tudi svoje omejitve, je le toliko, kar lahko naredi s svojimi predlogi za izboljšave.
Torej VP mora biti odgovoren, zanesljiv, natančen, empatičen – tista oseba, na katero se kdorkoli lahko obrne za nasvet.
